Filevine startet LOIS Voice Agents: KI nimmt Anrufe von Kanzleien entgegen und führt die Mandantenaufnahme durch
Filevine hat LOIS Voice Agents vorgestellt: KI-Agenten, die eingehende Anrufe einer Kanzlei entgegennehmen, mit den von der Kanzlei freigegebenen Fragen Triage und Mandantenaufnahme durchführen und Anrufe nach dem Anlass des Anrufs weiterleiten. Laut Unternehmen wird jedes Gespräch im Fallmanagementsystem der Kanzlei gespeichert, samt Aufzeichnung, KI-generierter Zusammenfassung und Transkript, zugeordnet zum richtigen Lead.
- Filevine hat LOIS Voice Agents vorgestellt, die eingehende Kanzleianrufe annehmen und die Mandantenaufnahme mit von der Kanzlei freigegebenen Fragen durchführen.
- Jeder Anruf wird im Fallmanagementsystem gespeichert, mit Aufzeichnung, KI-Zusammenfassung und Transkript beim passenden Lead.
- Kanzleien können einen Konfidenzschwellenwert festlegen; Anrufe darunter landen in einer Prüfwarteschlange, in der Mitarbeitende sie validieren.
- Filevine nennt eine Zahl von 35 Prozent der Anrufe bei Kanzleien, die unbeantwortet bleiben.
- Die Agenten sind ab sofort in der Beta verfügbar; Teilnahmeanfragen laufen über filevine.com/lois/voice-agents.
Was die Voice Agents leisten
Laut Filevine ist ein LOIS Voice Agent darauf ausgelegt, den Anruf anzunehmen, die Daten der Anruferin oder des Anrufers zu erfassen und den genannten Anlass des Anrufs zu erkennen. Der Agent arbeitet mit den eigenen Fall- und Lead-Daten der Kanzlei und setzt auf der bereits genutzten Telefonanlage auf.
Auf Grundlage der Konfiguration der Kanzlei kann der Agent allgemeine Formulierungen wie "Ich wurde verletzt" oder "Ich habe Geldprobleme" definierten Kategorien wie "Verkehrsunfall" oder "Insolvenz" zuordnen. Anschließend kann er helfen, ein mögliches Rechtsgebiet sowie die Übereinstimmung mit dem Einzugsgebiet zu bestimmen, und die von der Kanzlei freigegebenen Aufnahmefragen zu dieser Kategorie stellen. Mitarbeitende der Kanzlei können die gewonnenen Informationen prüfen und über das weitere Vorgehen entscheiden.
Von der Aufzeichnung zum Lead-Datensatz
Nach jedem Anruf wird die Aufzeichnung transkribiert, zusammengefasst und nach Angaben wie Namen, Geburtsdaten, Unfalldaten, Aktenzeichen von Polizeiberichten und Versicherern durchsucht. Kanzleien können den Konfidenzschwellenwert festlegen, ab dem ein Anruf automatisch einem Lead zugeordnet wird.
Jeder Anruf, der unter dem Schwellenwert liegt, landet in einer Prüfwarteschlange. Mitarbeitende können die vorgeschlagene Lead-Zuordnung bestätigen oder den Anruf mit einem anderen Lead verknüpfen.
Für Anwältinnen und Anwälte bedeutet das laut Filevine weniger Unterbrechungen und besser vorbereitete Erstgespräche. Statt einer Voicemail oder einer hastig notierten Nachricht erhalten sie einen Lead, an dem Schilderung der Anrufenden, wichtige Daten und eine Zusammenfassung bereits hängen, und werden nur bei Anrufen hinzugezogen, die einen Juristen erfordern.
Das Problem, auf das Filevine verweist
Filevine gibt an, dass 35 Prozent der Anrufe bei Kanzleien unbeantwortet bleiben, was Kanzleien neue Mandanten kosten oder bestehende Mandanten verärgern kann. Viele externe Telefondienste und universelle KI-Empfangslösungen könnten, so das Unternehmen, weder Fallakten aktualisieren noch Mitarbeiterkalender für Terminvereinbarungen nutzen. Sie könnten eine Nachricht aufnehmen, doch die Kanzlei müsse die Details oft von Hand neu eintippen, sofern diese Tools überhaupt auf die Unterlagen der Kanzlei zugreifen.
Michael Anderson, Chief Product Officer bei Filevine, beschrieb die Lücke aus Sicht der Mandantenerfahrung. "Jede Kanzlei sagt, sie sei erreichbar. Dann klingelt das Telefon während einer Zeugenvernehmung, und niemand geht ran", sagte er. E-Mails, Textnachrichten und Dokumente seien seit Jahren in den Systemen der Kanzleien abgelegt, Anrufe dagegen nicht.
Verfügbarkeit und Bedeutung
LOIS Voice Agents sind als Beta verfügbar. Kanzleien können unter filevine.com/lois/voice-agents mehr erfahren und Informationen zur Teilnahme an der Beta anfordern. Zu Preisen oder einem allgemeinen Veröffentlichungstermin macht die Quelle keine Angaben.
Für Kanzleien lautet das Versprechen, dass Telefongespräche künftig neben E-Mails, Textnachrichten, Dokumenten und Notizen im selben System liegen, wo berechtigte Teammitglieder sie finden und einsehen können. Da die Kanzlei Aufnahmefragen, Kategorien und Zuordnungsschwelle selbst festlegt und Mitarbeitende unsichere Zuordnungen prüfen können, ist das Produkt auf menschliche Kontrolle dessen ausgelegt, was der Agent erfasst.
