AbsenceSoft startet KI-Chat und visuellen Planer für Urlaubsanträge
AbsenceSoft hat MyAbsence auf Basis von AbsenceSoftAI gestartet. Das Tool kombiniert einen KI-gestützten Chat mit visueller Urlaubsplanung und hilft Beschäftigten, den richtigen Abwesenheitsgrund auszuwählen und ihre freie Zeit vor dem Antrag zu prüfen.
- MyAbsence kombiniert einen KI-gestützten Chat mit visueller Urlaubsplanung.
- Beschäftigte können vor dem Absenden prüfen, ob die Abwesenheit bezahlt oder unbezahlt sein könnte.
- ACE greift auf mehr als 10 Jahre Compliance-Daten und mehr als 200 bundesweite und einzelstaatliche Gesetze zurück.
- MyAbsence ist für ausgewählte Kunden von AbsenceSoft verfügbar.
- Eine breitere Verfügbarkeit ist für Anfang 2027 geplant.
Von Fragen bis zur Antragstellung
MyAbsence ergänzt das Self-Service-Portal von AbsenceSoft für Beschäftigte, indem es das traditionelle Formular für Urlaubsanträge in einen Frage-und-Antwort-Dialog verwandelt. Der KI-gestützte Chat hilft Beschäftigten, den passenden Grund für ihre Abwesenheit auszuwählen, und stellt Fragen, anhand derer sich ermitteln lässt, welche einzelstaatlichen, bundesweiten und unternehmensinternen Regelungen gelten könnten.
Ein auf der AbsenceSoft Compliance Engine, kurz ACE, basierender Urlaubsplaner liefert anschließend eine visuelle Vorschau auf die mögliche Abwesenheit. Beschäftigte sehen vor dem Absenden, ob die freie Zeit bezahlt oder unbezahlt sein könnte. Sie können den Plan herunterladen oder direkt zur Prüfung an ihr Abwesenheitsteam senden. Damit verbindet MyAbsence Planung und Antragstellung in einer einzigen Anwendung.
Entwickelt, um ungenaue Anträge zu reduzieren
AbsenceSoft zufolge geht das Produkt ein häufiges Problem am Anfang des Abwesenheitsprozesses an: Beschäftigte wissen möglicherweise nicht, welche Abwesenheit sie beantragen sollten oder worauf sie Anspruch haben. Falsche Anträge können dazu führen, dass HR-Teams Einreichungen korrigieren, Ansprüche erläutern und Fälle bearbeiten müssen, die hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Verpasste Fristen können zudem Compliance-Risiken verursachen.
Der Bericht „2026 State of Leave and Accommodations“ des Unternehmens ergab, dass 31 % der Arbeitgeber die Berechnung der Anspruchsberechtigung für Abwesenheitsleistungen als eine der größten Herausforderungen nannten. Separat zeigte der „2026 Leave and Accommodations Employee Experience Report“ von AbsenceSoft, dass 39 % der Beschäftigten, die eine Abwesenheit genommen hatten, den Prozess als unklar oder verwirrend bezeichneten.
Nach Angaben von AbsenceSoft greift ACE auf mehr als 10 Jahre Compliance-Daten und mehr als 200 bundesweite und einzelstaatliche Gesetze zurück. Außerdem nutzt die Engine bereits in den Personalunterlagen vorhandene Informationen wie Standort und Betriebszugehörigkeit. Dadurch kann der Chat für die jeweilige Person relevante Fragen stellen und früher im Prozess Angaben erfassen.
HR-Teams bleiben für Entscheidungen verantwortlich
AbsenceSoft zufolge führt die KI durch das Gespräch, während ACE und die HR-Teams alle Entscheidungen treffen. Dieser Ansatz verschaffe den Abwesenheitsteams genauere Anträge, weniger Rückfragen und Fälle, die im Zeitplan bleiben, erklärt das Unternehmen. Gleichzeitig könnten Beschäftigte ihre Optionen während eines belastenden Prozesses besser verstehen.
„MyAbsence passt das Gespräch an die Situation jeder einzelnen Person an, während ACE die Compliance-Logik anwendet und HR bei jeder Entscheidung die Kontrolle behält“, sagte Jaclyn Zhuang, Chief Product Officer bei AbsenceSoft.
Das Center for Human Development gehört zu den ersten Kunden, die MyAbsence einsetzen. HR-Direktorin Patricia Rodriguez sagte, der Chat habe Antwortmöglichkeiten angeboten, die zur Situation eines Beschäftigten passten. Die Organisation meldete zudem weniger Korrekturen an Fällen und erklärte, der visuelle Abwesenheitsplan könne Beschäftigten helfen zu verstehen, wie Abwesenheit funktioniert.
MyAbsence ist ab sofort für ausgewählte Kunden von AbsenceSoft verfügbar. Eine breitere Verfügbarkeit ist für Anfang 2027 geplant.
