Everlaw bringt Prime auf den Markt: Behörden sollen Rückstau bei FOIA- und Aktenanfragen abbauen

Antwort auf wachsende Anfragevolumen

Nach Angaben von Everlaw sehen sich Bundes- und Landesbehörden mit einer wachsenden Flut von FOIA-Anfragen und Anfragen nach öffentlichen Akten konfrontiert, während die Ressourcen zu deren Bearbeitung gleich bleiben. Viele Beschäftigte im öffentlichen Dienst steckten in einem Kreislauf aus Anfragerückständen fest, so das Unternehmen.

Everlaw zufolge arbeiten Teams Anfragen traditionell nacheinander ab und lesen und schwärzen Tausende Dokumente von Hand. Da viele verfügbare Werkzeuge veraltet oder unzureichend seien, brauchten Mitarbeitende oft mehrere Systeme, um eine einzige Aufgabe zu erledigen. Das ständige Wechseln zwischen Tools führe zusammen mit der Dokumentenmenge einer durchschnittlichen Anfrage zu längeren Antwortzeiten und mehr menschlichen Fehlern, sagt das Unternehmen.

Everlaw Prime, kurz für Everlaw Public Request Intake Management and Ediscovery, ist die Antwort des Unternehmens darauf. Die Plattform überträgt die Werkzeuge zur Dokumentenprüfung, die in komplexen Rechtsstreitigkeiten zum Einsatz kommen, auf die Arbeit mit öffentlichen Akten. Everlaw zufolge kombiniert sie ein modernes Eingangsportal, Funktionen zur Fallverwaltung und KI auf Niveau der Prozessführung.

Eingang, Nachverfolgung und Kommunikation

Prime lässt sich direkt in FOIA.gov und andere Anfrageportale auf Ebene der Bundesstaaten einbinden. Laut Everlaw legt die Plattform automatisch eine eigene Prüfdatenbank an, sobald eine Anfrage vollständig ist. Die Erfassung jeder Einreichung direkt an der Quelle helfe sowohl Sachbearbeitern als auch Bürgern, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Übermittlung auf dem Laufenden zu bleiben, so das Unternehmen.

Über ein zentrales Dashboard verwalten Teams Anfragen und verfolgen dabei Status und Zuständigkeit sowie Gebührenkategorien und Gebührenbefreiungen. Für Anfragen, die nicht eindeutig sind, bietet Prime mehr als 80 vorgefertigte Vorlagen für Rückfragen, darunter Gebührenmitteilungen und Entscheidungsschreiben.

KI-Prüfung und Schwärzungswerkzeuge

Zwei KI-Funktionen sollen das Auffinden relevanter Unterlagen beschleunigen. Coding Suggestions erzeugt auf Basis bestimmter Prompts Kategorisierungsvorschläge für relevante Dokumente. Der Everlaw AI Review Assistant liefert Zusammenfassungen, die die Kernpunkte eines Dokuments hervorheben. Everlaw zufolge helfen die Werkzeuge Teams, schnell zu erkennen, was für die Anfrage relevant ist, sodass Prüfer ihre Expertise dort einsetzen können, wo sie gebraucht wird.

Bei der Schwärzung verweist Everlaw auf die Risiken manueller Werkzeuge mit vielen Klicks, die nach Darstellung des Unternehmens die Komplexität der Abläufe und das Prozessrisiko erhöhen. Prime bietet stattdessen automatisierte Stapelschwärzungen und eine sofortige, individuelle Datenextraktion für Ausnahmecodes. Laut Unternehmen hilft das Teams, sensible personenbezogene Daten (PII) in einem gesamten Dokumentenbestand auf einmal zu erkennen und unkenntlich zu machen. Prime kann außerdem Tabellen sowie Audio- und Videodateien schwärzen, ohne die Plattform zu verlassen.

Zusammenarbeit an einem Ort

Everlaw zufolge hält Prime Fallverwaltung und Prüfwerkzeuge in einem einzigen Ökosystem zusammen, wodurch das Risiko bei der Datenverschiebung entfalle und sich doppelte Arbeit verringere. Jeder Datensatz in der Admin-Konsole ist direkt mit dem zugehörigen Projekt verknüpft, sodass sich mit einem Klick von der übergeordneten Verwaltung zur Dokumentenprüfung wechseln lässt.

Zu den Teamfunktionen zählen gemeinsame Ordner (Shared Binders), in denen Mitglieder die Arbeitsergebnisse der anderen prüfen können, auch Entwürfe von Schwärzungen. Nachrichten innerhalb der Plattform und die Möglichkeit, direkt in Dokumenten zu kommentieren, halten die Kommunikation laut Unternehmen sicher und an einem Ort.

Was das für Behörden und Antragsteller bedeutet

Everlaw argumentiert, Prime gebe Behörden die Möglichkeit, manuelle Arbeit und getrennte Systeme hinter sich zu lassen. Nach Angaben des Unternehmens können staatliche Stellen Rückstände so effizienter abbauen und Bürgern, gemeinnützigen Organisationen und Journalisten schnellere und genauere Antworten liefern. Dabei handelt es sich um Aussagen des Anbieters selbst; die Ankündigung enthält weder Leistungskennzahlen noch Ergebnisse von Kunden. Interessierte Behörden lädt Everlaw ein, eine Demo zu vereinbaren.