Everlaw bindet Workday, Entra ID und Microsoft 365 in Legal Holds ein

Fragebögen direkt in der Hold-Benachrichtigung

Everlaw zufolge laufen Legal Holds in vielen Teams noch über E-Mails in nur eine Richtung. Eine Benachrichtigung geht raus, und die Datenverwahrer (Custodians) können den Erhalt bestätigen. Der Prozess erfasst aber nicht systematisch, was sie über weitere Datenquellen, Geräte oder Personen wissen, die ebenfalls unter Hold gestellt werden sollten. Das Unternehmen spricht von einem fragmentierten Risikobild.

Die neuen integrierten Fragebögen sind direkt in die Legal-Hold-Benachrichtigung eingebettet. Sie ermöglichen gezielte Fragen zu:

• genutzten Systemen
• Speicherorten von Daten
• geschäftlichem Kontext
• Risikohinweisen

Die Antworten werden zusammen mit dem Legal-Hold-Datensatz gespeichert und nicht in einzelnen Postfächern. Administratoren können Fragebögen bearbeiten und aktualisierte Versionen erneut versenden, wenn sich der Umfang eines Verfahrens ändert, und behalten dabei einen lückenlosen Prüfpfad. Everlaw erklärt, dass Fragebögen, Bestätigungen, Erinnerungen und manuelle Aktualisierungen in einem einzigen prüfbaren System liegen. So entstehe ein einheitlicher, belastbarer Nachweis für interne Audits, behördliche Prüfungen und Beanstandungen der Gegenseite.

Daten der Verwahrer aus Workday und Entra ID sowie Sicherung vor Ort

Ein nativer Workday-Konnektor erlaubt es Teams, Everlaw mit ihrem HR-System zu verknüpfen, statt Tabellen von Hand zu pflegen. Angaben zu den Verwahrern wie Name, Rolle, E-Mail-Adresse und Beschäftigungsstatus werden automatisch in das Everlaw-Verzeichnis übernommen. Wenn Personen eintreten, ausscheiden oder die Rolle wechseln, fließen diese Änderungen ohne manuelle Uploads oder einmalige HR-Abzüge in die Verwahrerliste. Außerdem gibt es eine Everlaw-Integration für Microsoft Entra ID. Everlaw bringt dies mit einem geringeren Risiko der Beweismittelvernichtung (Spoliation) und weniger Verwaltungsaufwand in Verbindung.

Bei der Sicherung von Daten können Juristinnen und Juristen laut Everlaw bereits jetzt Legal Holds für Microsoft 365 direkt auf der Plattform anlegen, verfolgen und aufheben, ohne Microsoft Purview zu öffnen. Die Unterstützung für Google Vault und Slack soll in Kürze folgen. Dann sollen Teams Holds in diesen Systemen über dieselbe Oberfläche starten und überwachen können. Erklärtes Ziel ist es, Daten dort zu sichern, wo sie liegen, und die Abhängigkeit von IT-Teams zu verringern.

Reporting, Exporte und API-Zugriff

Everlaw ergänzt zudem eine Übersicht auf Ebene der einzelnen Verwahrer. Administratoren von Legal Holds und Power-User sollen alle Holds einer Person an einem Ort sehen, nach Status oder Verfahren filtern und beantworten können, wer aktuell unter Hold steht und was gesichert ist.

Legal-Hold-Daten sind jetzt über die Everlaw-API verfügbar, darunter Hold-Status, Verwahrer und Details zur Sicherung. Laut Unternehmen können größere Organisationen so Hold-Kennzahlen in bestehende Dashboards und Compliance-Tools einspeisen und Automatisierungen aufbauen, ohne individuelle Produktentwicklung oder manuelle Exporte. Teams können automatisierte Berichte erstellen und auf Basis des Hold-Status in Everlaw Holds in externen Systemen auslösen. Auch die Exportfelder in Legal-Hold-Berichten wurden erweitert und enthalten nun umfangreichere Daten zu Verwahrern, Holds, Fragebögen und Aktivitäten.

Was das für Rechtsabteilungen bedeutet

Everlaw argumentiert, dass Teams, die auf Tabellen, Einzellösungen und manuelle Aktualisierungen setzen, mehr Risiko eingehen als nötig. Das Unternehmen sieht das Update als Möglichkeit, Routinearbeit zu automatisieren, die Sicherung systemübergreifend zu bündeln und den Überblick über Verwahrer und Pflichten zu verbessern. Wenn ein Verfahren in einen Rechtsstreit übergeht, könnten Teams zudem direkt in den Review-Modus wechseln, ohne das Tool zu wechseln.

Das sind die eigenen Angaben des Anbieters, der Beitrag enthält weder Kundenergebnisse noch Preise. Die Unterstützung für Google Vault und Slack steht noch aus. Das Versprechen einer Sicherung über eine einzige Oberfläche ist daher heute nur teilweise eingelöst, bestätigt als live ist allein Microsoft 365.